Privacyverklaring

Versie 2018.05.25

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, door middel van druk, fotokopieën, geautomatiseerde gegevensbestanden of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Workaholic Group b.v.. Alle auteursrechten van dit document alsmede alle bijlagen berusten bij Workaholic Group b.v..

1. Introductie

Dit document beschrijft het privacy statement voor Workaholic Group b.v., alsmede de daaraan gelieerde ondernemingen en deelnemingen.

WerkenTijdensStudie b.v. en BaMa Company b.v. zijn werkmaatschappijen van de Workaholic Group.

WerkenTijdensStudie en BaMa Company zijn onafhankelijke advies- en projectbureaus voor respectievelijk interim studenten, interim starters, interim juniors, interim mediors, interim seniors.

WerkenTijdensStudie en BaMa Company verzamelen en verwerken bedrijfsgegevens van (potentiele) (ex-) opdrachtgevers en gegevens van (potentiële) kandidaten en (gedetacheerde) advies- en projectmedewerkers, nadat zij hiervoor (impliciet) toestemming voor hebben gegeven.

Dit privacy statement legt vast hoe de gegevens van een (potentiele) opdrachtgever of kandidaat worden vergaard respectievelijk ingezameld, verwerkt, bewerkt en doorgegeven en wat de rechten zijn in verband met de bedrijfs- en persoonsgegevens van een (potentiele) opdrachtgever en kandidaat.

Het spreekt voor zich dat Workaholic Group, WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company gebruik maken van Cookie; dit betekent dat software wordt gebruikt om bezoekers nadrukkelijk te kunnen volgen en hun toegang tot de website(s) bij volgende bezoeken te vergemakkelijken.

2. Aanlevering, verzameling, verwerking en gebruik van gegevens

Het primair proces richt zich op het leveren van advies- en projectdiensten voor en door met name hbo/ wo studenten en (pas) afgestudeerden aan opdrachtgevers. Het primair proces bestaat derhalve uit een ondersteunend wervings-, selectie-, aanbiedings-, contracterings- en ontwikkelings-, begeleidings- en coachingsproces.

Wij verwerken persoonlijke gegevens voor twee doeleinden te weten voor wervingsdoeleinden en om een arbeidsovereenkomst aan te gaan.

Bedrijfsgegevens, zoals bijvoorbeeld bedrijfsnaam, kvk-nr, namen en functies van contactpersonen en bijbehorende bereikbaarheidsgegevens (bijv. adres, e-mail, telefoonnummer) worden gebruikt voor het onderhouden van de (zakelijke) relatie(s) en om een Overeenkomst van Opdracht aan te gaan.

2.1 Wervingsdoeleinden

2.1.1 Wat houdt dit doeleinde in?

Wanneer een (potentiele) kandidaat (door) een van onze medewerkers benadert (bent benaderd), solliciteert op een vacature of zich aanmeldt op de website van WerkenTijdensStudie of BaMa Company, nemen wij de door (potentiele) kandidaat verstrekte persoonsgegevens op in onze database.

Wij verwerken persoonsgegevens van een (potentiele) kandidaat tevens om onze database te kunnen beheren en om contact met de kandidaat op te kunnen nemen of te kunnen onderhouden.

Op deze manier kunnen wij de (potentiele) kandidaat informeren over nieuwe vacatures en/ of (potentiele) kandidaat uitnodigen voor activiteiten die verband houden met aanwerving.

2.1.2 Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van persoonsgegevens?

De rechtsgrondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens van een kandidaat voor dit doeleinde is de “toestemming” van de kandidaat. Door de gegevens van de kandidaat aan WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company te verstrekken, stemt kandidaat er uitdrukkelijk mee in dat zijn/ haar persoonsgegevens worden verwerkt voor het onder artikel 2.1.1. beschreven doeleinde.

De kandidaat heeft het recht om zijn/ haar gegevens in te zien die wij van hem/ haar hebben bewaard én heeft het recht op ieder gewenst moment zijn/ haar toestemming in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van zijn/ haar toe-stemming vóór de intrekking.

2.1.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?

Voor dit doeleinde verwerken wij van kandidaat de contactgegevens, foto’s, informatie in het kader van de aanwerving, zoals zijn/ haar NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres, cv, werkervaring, opleidings-gegevens, diploma’s, certificaten, etc. en correspondentie met Workaholic Group, WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company over sollicitaties (waaronder referenties).

2.1.4 Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?

Voor dit doeleinde worden de persoonsgegevens van de kandidaat zo lang bewaard als dat nodig is om het wervingsproces af te ronden en/ of het onderhouden van onze database voor specifieke kandidaten voor onze vacatures.

Indien wij redelijkerwijs verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor de kandidaat te hebben, kunnen wij zijn/ haar persoonsgegevens voor deze doeleinden bewaren.

Indien een kandidaat zich inschrijft bij WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company, dan bewaren wij zijn/ haar gegevens zolang de kandidaat een valide profiel heeft voor de branche waarin wij bemiddelen.

Indien de (potentiele) (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker uitgeschreven wenst te worden, kan de kandidaat dit per email aan info @workaholicgroup.com, info @WerkenTijdensStudie.nl en/ of info @bamacompany.com of aan de betreffende contactpersoon van WerkenTijdensStudie respectievelijk BaMa Company verzoeken. WerkenTijdensStudie en BaMa Company zullen in beginsel aan dit verzoek gehoor brengen, tenzij door wettelijke verplichtingen dit niet kan of vanwege onze juridische en/ of commerciële belangen dit ongewenst is. Er is sprake van juridische en/ of commerciële belangen, indien de kandidaat is voorgesteld aan een (potentiele) opdrachtgever in een periode van 18 maanden voorafgaand aan het verzoek tot uitschrijving.

Bij uitschrijving worden persoonsgegevens van de (potentiele) (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker verwijderd uit onze database conform de wettelijke voorschriften en het gestelde in dit document. De naam van de kandidaat, zijn of haar telefoonnummer(s) en emailadres(sen) worden bewaard in een soort (bel-me-niet) register. Gearchiveerde data alsmede data van en met klanten blijven te allen tijde behouden.

Indien de (potentiele) (ex-)opdrachtgever uitgeschreven wenst te worden, kan de (potentiele) (ex-) opdrachtgever per email aan info @workaholicgroup.com, info @WerkenTijdensStudie.nl en/ of info @bamacompany.com of aan de betreffende contactpersoon van WerkenTijdensStudie respectievelijk BaMa Company verzoeken. WerkenTijdensStudie en BaMa Company zullen in beginsel aan dit verzoek gehoor brengen, tenzij door wettelijke verplichtingen dit niet kan of vanwege onze juridische en/ of commerciële belangen dit ongewenst is. Er is sprake van juridische en/ of commerciële belangen, indien een kandidaat is voorgesteld aan een (potentiele) opdrachtgever in een periode van 18 maanden voorafgaand aan het verzoek tot uitschrijving.

Bij uitschrijving worden (persoonlijke) klantgegevens van (potentiele) (ex-)opdrachtgever verwijderd uit onze database conform de wettelijke voorschriften en het gestelde in dit document. De naam van de (potentiele) (ex-) opdrachtgever, zijn of haar telefoonnummer(s) en emailadres(sen) worden daarentegen bewaard in een soort (bel-me-niet) register. Gearchiveerde data alsmede data van en met klanten blijven te allen tijde behouden.

2.2 Om een arbeidsovereenkomst aan te gaan

2.2.1 Wat houdt dit doeleinde in?

Wij gebruiken de persoonsgegevens van de kandidaat en/ of medewerker voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Deze gegevens worden opgeslagen in de database. Daarnaast worden persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld naam, mobiele nummer en e-mailadres gebruikt voor de overeenkomst van opdracht die wij sluiten met onze opdrachtgever.

Onze accountant respectievelijk ons administratiekantoor ontvangt en gebruikt voor de loonadministratie (gegevens uit) de ondertekende arbeidsovereenkomst en het ondertekende loonheffingsformulier voor met name de NAW-gegevens, het IBAN-rekeningnummer, het Burgerservicenummer, start- en einddatum en de salarisgegevens van medewerker.  Eventuele mutaties worden gemeld aan onze accountant respectievelijk ons administratiekantoor.

Onze arbodienst ontvangt en gebruikt voor hun werkzaamheden administratieve (gegevens uit) de ondertekende arbeidsovereenkomst, zoals de NAW-gegevens, IBAN-rekeningnummer, BurgerService-Nummer (BSN), start- en einddatum, salarisgegevens, functie, functieomschrijving en de NAW-gegevens van de opdrachtgever. Eventuele mutaties worden eveneens gemeld aan de arbodienst. Een (in te schakelen) bedrijfsarts kan (op verzoek) van de arbodienst ook informatie verstrekt krijgen, indien dat nodig is voor het herstel van de medewerker en/ of het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en/ of in het kader van onze bedrijfsvoering van WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company.

Verzekeraar(s) en/ of inspectie-instelling(en) kunnen ook van ons informatie verstrekt krijgen en/ of beschikbaar gesteld krijgen, indien dat noodzakelijk of nodig is bij het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, de overeenkomst van opdracht en/ of in het kader van onze bedrijfsvoering van WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company.

2.2.2 Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van de persoonsgegevens?

De kandidaat resp. medewerker is verplicht om WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company alle persoonsgegevens te verstrekken die WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company nodig heeft om de overeenkomst uit te kunnen voeren en om WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in verband met de overeenkomst.

2.2.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor de arbeidsovereenkomst?

Voor dit doeleinde verwerken wij voor zover relevant de contactgegevens, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, foto’s, Burgerservicenummer, gegevens van zijn/ haar geldig identiteitsbewijs of paspoort, verklaring van de arbeidssituatie, informatie in het kader van de aanwerving (zoals werkervaring, opleidingsgegevens en evt. certificaten), gegevens over zijn/ haar functie en positie, gegevens van zijn/ haar werkvergunning, beschikbaarheid, arbeidsvoorwaarden, belastinggegevens, verzekeringsgegevens en betalingsgegevens. Tevens dient bij het ondertekenen van de overeenkomst het legitimatiebewijs door de (nieuwe) medewerker getoond te worden ter verificatie.

2.2.4 Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Voor dit doeleinde worden de persoonsgegevens na beëindiging van de overeenkomst bewaard (i) zo lang WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren en (ii) indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische en/ of commerciële belangen van Workaholic Group en/ of WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company (afdoende) te beschermen.

Indien de kandidaat zich heeft ingeschreven in onze database, bewaren wij de persoonsgegevens zolang deze relevant zijn voor de branche waarin wij bemiddelen. Na het verstrijken van deze periode worden de persoonsgegevens van de kandidaat uit onze systemen verwijderd.  Indien de (potentiele) (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker uitgeschreven wenst te worden, kan de kandidaat dit per email aan info @workaholicgroup.com, info @WerkenTijdensStudie.nl en/ of info @bamacompany.com of aan de betreffende contactpersoon van WerkenTijdensStudie respectievelijk BaMa Company verzoeken. WerkenTijdensStudie en BaMa Company zullen in beginsel aan dit verzoek gehoor brengen, tenzij door wettelijke verplichtingen dit niet kan. Bij uitschrijving worden alle gegevens van de (potentiele) (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker verwijderd uit onze database conform de wettelijke voorschriften. De naam van de kandidaat, zijn of haar telefoonnummer(s) en emailadres(sen) worden bewaard in een soort (bel-me-niet) register.

2.3 Eigen risico aangeleverde informatie

Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat de kandidaat geheel en ongelimiteerd verantwoordelijk is voor de door hem/ haar aangeleverde en/ of ingevoerde informatie. Dit geldt onder andere voor de tijdigheid, correctheid en volledigheid.

2.4 Inzage

Eventuele inzage in de vastgelegde persoonsgegevens resp. bedrijfsgegevens door betreffende (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever kan uitsluitend op afspraak ten kantore van WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company.

3. Discretie, anonimiteit, vertrouwelijkheid en geheimhouding

De gespecialiseerde medewerkers en derden, zoals bijvoorbeeld accountant, administratiekantoor, inspectie-instelling(en), arbodienst, (web)hosting partner(s), CRM-partner, verzekeraar(s) en bedrijfsarts(en) van Workaholic Group, WerkenTijdensStudie en BaMa Company werken uitsluitend discreet met voornoemde informatie. Details van kandidaten en cliënten worden derhalve zeer vertrouwelijk behandeld, opgeslagen en bewaard.

Kandidaten en opdrachtgevers van WerkenTijdensStudie en BaMa Company worden conform het intern vastgestelde proces uitsluitend na bewuste en expliciete akkoord (van kandidaat) aan elkaar voorgesteld.

4. Informatiebeveiliging

Technische en organisatorische informatiebeveiligingsmaatregelen worden getroffen om de bedrijfs- en persoonsgegevens veilig te bewaren en te beschermen tegen bewuste of onbedoelde manipulatie, vernietiging, verlies of ongeoorloofde toegang (door derden).

Ondanks al onze inspanningen om de bedrijfs- en persoonsgegevens te beveiligen attenderen wij de (ex-) kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever erop dat het internet en andere equivalente media geen volledig-veilige communicatiemiddelen zijn. De websites van WerkenTijdensStudie en BaMa Company maken gebruik van veiligheidsprocedures, beveiligings- resp. softwareprogramma’s om te voorkomen dat derden misbruik kunnen maken. Persoons- en bedrijfsgegevens die via het internet en andere sociale media worden doorgegeven kunnen door andere mensen (en/ of computers) worden onderschept.

De veiligheid van persoons- en bedrijfsgegevens kunnen derhalve door WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company niet gegarandeerd worden. Door gebruik te maken van deze website en de persoonsgegevens respectievelijk de bedrijfsgegevens in te voeren, aanvaardt de (ex-) kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever onze website op zijn/ haar eigen risico benadert en gebruikt.

5. Cookie

Het gebruik van Cookie is gebonden aan wet- en regelgeving. Bij bezoek aan onze website wordt een cookie, dat wil zeggen een klein stukje tekst, naar de browser van de gebruiker gestuurd. Deze cookie helpt de website informatie over het bezoek van gebruiker te onthouden, zoals de voorkeurstaal en andere instellingen. Bij een volgend bezoek heeft gebruiker door Cookie direct voordelen. Het gebruik van internet zonder Cookie is voor de gebruiker minder gebruiksvriendelijk. De gebruiker kan desgewenst met zijn/ haar webbrowser Cookie deel of geheel blokkeren en/ of verwijderen. WerkenTijdensStudie en BaMa Company gebruiken Cookie om de websites en services te optimaliseren en meer gebruiksvriendelijk te maken.

6. Auteursrecht

Het is niet toegestaan om teksten en/ of afbeeldingen van de website(s) van WerkenTijdensStudie en/ of BaMa Company zonder voorafgaande toestemming te kopiëren, te wijzigen of op enige andere wijze te gebruiken. De eigendomsrechten van de websites van WerkenTijdensStudie en BaMa Company berusten volledig, onvoorwaardelijk en ongelimiteerd bij de Workaholic Group.

Mocht de (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever de indruk hebben dat informatie op de website zijn/ haar rechten direct of indirect schaden, dan wordt de (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever vriendelijk doch dringend verzocht om dit te per email onmiddellijk te melden aan: info @workaholicgroup.com, info @WerkenTijdensStudie.nl en/ of info @bamacompany.com.

7. Wijzigingen

De Workaholic Group behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen.

8. Inwerkingtreding

Dit Privacy Statement treedt in werking op 25 mei 2018; hiermee vervalt de voorgaande versie.

9. Bezwaar

Voor bezwaar kan de (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ te Den Haag.

10. Vragen en/of opmerkingen

Indien de (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever vragen en/ of opmerkingen heeft naar aanleiding van de inhoud van het privacy statement, dan wordt de (ex-)kandidaat en/ of (ex-)medewerker en/ of (potentiele) (ex-)opdrachtgever vriendelijk doch dringend persoonlijk verzocht zich te melden per email bij info @workaholicgroup.com, info @WerkenTijdensStudie.nl en/ of info @bamacompany.com.

error: Inhoud is beveiligd !!